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システムの入れ替えに伴って、期間内に全国拠点の
回収・処理を適切に対応するには?

【お客様事例】回収サービスのフル活用で全国2万拠点のPC処分

基幹システムの入れ替えによって、拠点のクライアントPCを全て入れ替えすることとなる場合もあるかと思われます。
拠点数が多い場合には、各拠点との調整と物流調整を管理するのは困難が伴います。

今回は20,000拠点の全国入れ替えプロジェクトを実施した郵便事業会社の解決事例をご紹介いたします。

業種:

業種詳細:
 

従業員数:

拠点数:

ご相談内容:

陸運業

全国の市町村から皆様の郵送物を預かり配達する郵便事業会社

10,000名以上

10,000拠点以上

基幹システムの入れ替えに伴う全国の拠点にあるPC類の処分


  • 入れ替えに伴い、旧PCを処分したかった
  • 拠点が多く調整が困難だった
  • 拠点直送させて保管する場所もなかった

  • PC専門の全国回収物流網を構築
  • 事務代行のコールセンターを設置
  • テクニカルセンターで安全に素早く処理

  • サーバーアンマウント/撤去
  • サーバーデータ/PCデータ消去
  • 光学/フラッシュメモリ破壊処分
  • 磁気破壊/物理破壊
  • オフィス什器撤去/リサイクル
  • 情報機器/オフィス什器廃棄


1.ご状況と支援内容

お客様のご状況

1年後に基幹システムの入れ替える事となり、全国の拠点にあるPCを新しい基幹システムに対応させるため、古いPCを処分することとなりました。

倉庫を確保して古いPCを全国各地からPCを直送し、処分まで保管することを検討しましたが、倉庫の確保と管理コストが合わず新たな処分方法を模索していました。

それ以外にも直送時の紛失や情報漏洩のセキュリティに対するリスクや、拠点毎に送られてきたPCと資産管理リストとの照らし合わせ、そこからのデータ消去、全拠点との回収の事務的な連絡・調整を徹底するにも、拠点数が2万と多すぎて管理が煩雑にならないか?など課題が山積していたようです。

解決のご提案

全国計2万拠点に訪問し1年間で回収・処理するには、1日に約55拠点に回収漏れもなく、適切かつ安全に訪問回収する必要がありました。

適切に回収訪問するには、全国各地の拠点への回収調整を担当するコールセンターと、物流を調整・管理するスペシャルチームを設置することで各拠点との回収調整は可能でした。

安全に全てを期間内に回収するには、荷台監視カメラやGPS管理、セキュリティカーゴでPCを積荷し、セキュリティ対策を施した自社便と回収スタッフで訪問する他、全国のエリア毎にPCのセキュリティ回収に対応している物流会社と全国回収物流網を構築することをご提案。

大量のPCを管理保管・データ消去を適切に期間内に行うには、最大規模のテクニカルセンターで実施する必要があり、エリア毎に回収したPCを東西を繋ぐ物流で本部TCに集約。

リスト照合と検収、データ消去。月毎にリスト照合結果とデータ消去証明書を事務代行チームが本社側に提出することをご提案。

2.【解決作業】事務代行サービス

各拠点との調整を行うコールセンターと物流を調整・管理するオペレーション

事務代行サービスにより適切に全国対応

全ての拠点へ回収時の引渡し方法や日時の調整、拠点からのご相談を受けるコールセンターを設置し日々対応。

期間内に適切に回収訪問するために、物流を調整・管理を行う物流オペレーションチームを設置。事務代行を行うコールセンターと物流オペレーションが連携し、拠点への回収スケジュールを調整。拠点訪問する物流は、拠点から指定された駐車スペースや回収した搬出経路を予め共有しているため、回収漏れもなく問題が生じることを未然に防止。

この回収体制により1年間かけて2万拠点からノートPC約83,000台、プリンター約40,000台を回収。

その他、回収時と回収後の数量確認書・検品報告資料など、お客様の要望に沿った各種資料提出の他、データ消去作業完了報告書を全数・全拠点分を月毎に提出。

事務代行サービスとは・・・

手間のかかるリスト作成やリスト照合、回収拠点への連絡や報告書等の事務手続きを企業担当者様に代わって行います。

3.【解決作業】物流とテクニカルセンターの安全性

セキュリティ便による回収と安全に保管し適切に処理するテクニカルセンター

セキュリティレベルを高める物流・データ消去室

GPS・荷台監視カメラを装備した自社物流で全国に訪問。PCを錠前が付いたセキュリティカーゴに積荷して回収。

エリア毎に提携している物流会社には、PCの取扱についての知見と経験があり、当社のセキュリティカーゴを貸出し、用意した回収マニュアルに沿って回収。

回収したPC類を東京の本部テクニカルセンターに集約する為、東西を繋ぐ物流便に載せ替えして大型のセキュリティ便で安全に輸送。

各セクション毎にセキュリティ区分されたテクニカルセンターは、データ消去室に最高度のセキュリティ区分を設けており、指紋認証で登録された担当だけが入室を許されているデータ消去室で各国政府機関が使用している最高峰の業務用消去ソフトウェアによる「3回上書き消去」で安全にデータを消去。

お客様の資産管理シールも剥離し、どこにもお客様情報の痕跡を残さない処理を実施。

PCデータ消去サービスとは・・・

米国国防省の消去規格をはじめとするデータ消去の世界標準8規格を含む、全13消去規格と国内データ消去ガイドラインに完全準拠した業界最高水準のデータ完全消去サービスを提供しております。

4.お悩み解決支援の結果

全国各地の拠点に訪問回収する物流オペレーションと、拠点との回収調整を行う事務オペレーションを設置して連携させたため、回収漏れも情報漏洩も現地での混乱もなくお客様の問題を解決。

お客様側は拠点管理も機器管理も自前で行おうとしていたところ、当社からの各種報告書を確認する事がメインとなり、手間とリスクを最大限削減できたため、期間内の回収・処分プロジェクトが
完遂できました。

5.当社[活業]ご支援ポイント

〜大規模な回収時には〜

・事務を代行する買取回収の事務代行
・拠点との調整オペレーション
・物流を調整するオペレーション
・全国エリア回収の物流ネットワーク
・セキュリティ回収便
・最高セキュリティ区分された専用データ消去室

6.使用した専用機材や車両、設備類

1. セキュリティカーゴ・・・PCの集積
2. セキュリティトラック・・・PCの輸送
3. データ消去ソフト・・・HDD上書き消去

テクニカルセンターとは

リユース買取の回収・再生処理拠点であるテクニカルセンターを日本全国各エリアに設置。なかでも再生の中心拠点である東京の本部テクニカルセンターは2000坪を超える敷地に業界最大規模の処理能力を有し、お客様の大切なデータをお預かりするにあたり万全のセキュリティ体制を備えています。

設備用途

・PC/サーバデータ消去
・スマートデバイス/各種メディアデータ消去
・HDD物理破壊
・HDD/メディア磁気破壊
・キッティング/クローニング
・修理
・情報機器保管
・リユースPC販売/リユースPCレンタルセットアップ

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