各拠点との調整を行うコールセンターと物流を調整・管理するオペレーション

事務代行サービスにより適切に全国対応

全ての拠点へ回収時の引渡し方法や日時の調整、拠点からのご相談を受けるコールセンターを設置し日々対応。

期間内に適切に回収訪問するために、物流を調整・管理を行う物流オペレーションチームを設置。事務代行を行うコールセンターと物流オペレーションが連携し、拠点への回収スケジュールを調整。拠点訪問する物流は、拠点から指定された駐車スペースや回収した搬出経路を予め共有しているため、回収漏れもなく問題が生じることを未然に防止。

この回収体制により1年間かけて2万拠点からノートPC約83,000台、プリンター約40,000台を回収。

その他、回収時と回収後の数量確認書・検品報告資料など、お客様の要望に沿った各種資料提出の他、データ消去作業完了報告書を全数・全拠点分を月毎に提出。

事務代行サービスとは・・・

手間のかかるリスト作成やリスト照合、回収拠点への連絡や報告書等の事務手続きを企業担当者様に代わって行います。

セキュリティ便による回収と安全に保管し適切に処理するテクニカルセンター

セキュリティレベルを高める物流・データ消去室

GPS・荷台監視カメラを装備した自社物流で全国に訪問。PCを錠前が付いたセキュリティカーゴに積荷して回収。

エリア毎に提携している物流会社には、PCの取扱についての知見と経験があり、当社のセキュリティカーゴを貸出し、用意した回収マニュアルに沿って回収。

回収したPC類を東京の本部テクニカルセンターに集約する為、東西を繋ぐ物流便に載せ替えして大型のセキュリティ便で安全に輸送。

各セクション毎にセキュリティ区分されたテクニカルセンターは、データ消去室に最高度のセキュリティ区分を設けており、指紋認証で登録された担当だけが入室を許されているデータ消去室で各国政府機関が使用している最高峰の業務用消去ソフトウェアによる「3回上書き消去」で安全にデータを消去。

お客様の資産管理シールも剥離し、どこにもお客様情報の痕跡を残さない処理を実施。

PCデータ消去サービスとは・・・

米国国防省の消去規格をはじめとするデータ消去の世界標準８規格を含む、全13消去規格と国内データ消去ガイドラインに完全準拠した業界最高水準のデータ完全消去サービスを提供しております。

4.お悩み解決支援の結果

全国各地の拠点に訪問回収する物流オペレーションと、拠点との回収調整を行う事務オペレーションを設置して連携させたため、回収漏れも情報漏洩も現地での混乱もなくお客様の問題を解決。

お客様側は拠点管理も機器管理も自前で行おうとしていたところ、当社からの各種報告書を確認する事がメインとなり、手間とリスクを最大限削減できたため、期間内の回収・処分プロジェクトが完遂できました。

5.当社[活業]ご支援ポイント

〜大規模な回収時には〜

・事務を代行する買取回収の事務代行
・拠点との調整オペレーション
・物流を調整するオペレーション
・全国エリア回収の物流ネットワーク
・セキュリティ回収便
・最高セキュリティ区分された専用データ消去室

不要となる資産PCとリースPCの同時処理も簡単・手間なし

情報システム室を楽にする同時処理

お客様から回収する機器リストを頂き、当社からはなるべく情報システム室の手間を削減するよう、拠点への回収のご連絡から機器リストと回収実機の照合など事務作業まで代行。自社便での回収からデータ消去、買取、リース返却まで全拠点のPC処理に対応いたしました。

【買取】
資産PCリストを基に一次見積。検品後に最終見積り。

【拠点調整】
拠点からの搬出方法やPCの梱包方法などを拠点毎にお伝えし、スケジュール調整後に回収のご訪問。

【回収】
自社便でご訪問し、念のためその場で回収機種データと実機を照合してからカーゴに積荷して本部テクニカルセンターに移送。

【検収】
荷受けした品を改めてリスト照合。資産PCとリースPCに分別し、検収報告。

【データ消去】
専用機器によるデータ消去を実施。

【リース品返却】
リース会社へのご連絡含め、データ消去後にリース品を自社便でリース会社に返却。

セキュリティ便で回収訪問・専用データ消去ソフトと物理破壊機を使用

万が一にも情報漏洩が無いように・・

回収時にはGPS追跡と荷台に監視カメラを設置した自社のセキュリティ便で回収訪問。PCの積荷は施錠がかかるカーゴに積荷して回収。開錠パスワードはお客様しか分からない為、移送後に開錠パスワードをお伝え頂いてから開錠いたしました。

データ消去にはアメリカ国防省・NATOなど、各国の政府機関・公的機関などから認定を受けている「blancco」ソフトウェアで実施。

HDDエラーで起動しないPCは、HDDを抜出して物理破壊機でHDDに穴を開けて処分。データ消去証明書も発行し、物理破壊したHDDの証拠写真も提出。

4.費用面の削減

資産PCの買取により全体の作業費用を圧縮

作業委託による手間削減メリットも大きい

本作業に関わる先方人件費の削減の他、資産PCの買取により全体の作業費を圧縮いたしました。1社で全拠点への事務作業代行やリストと実機の照合、安全かつ適切な資産売却とリース返却代行まで全て1社で実施したことが最大のメリットとなりました。

5.お悩み解決支援の結果

リプレイスの工程においては、新しいPCの導入と排出されるPCの処理を同時に計画的に段取りして行わなければならず、どうしても導入PCの神経が注がれる所、排出部分を当社が全て担い、拠点間調整しながらお客様の資産PCとリースPCを同時に回収して実機とリストを照合。

安全にデータ消去を実施した後に、リース会社への返却代行も不要資産PCの買取も同時に行うため、お客様が排出部分に時間を取られる時間を削減いたしました。

6.当社[活業]ご支援ポイント

〜資産品とリース品の同時処理には〜

・全拠点への回収調整と回収時の手引き
・全拠点から両方を同時回収
・一か所に集めて機器リストと実機の照合
・安全なデータ消去
・資産PC買取とリースPCの返却代行