システムの入れ替えに伴って、期間内に全国拠点の回収・処理を適切に対応するには？

回収サービスのフル活用で全国2万拠点のPC処分

基幹システムの入れ替えによって、拠点のクライアントPCを全て入れ替えすることとなる場合もあるかと思われます。拠点数が多い場合には、各拠点との調整と物流調整を管理するのは困難が伴います。

拠点の多い場合一例として、20,000拠点の全国入れ替えプロジェクトを実施した郵便事業会社の解決事例をご紹介いたします。

業種:	陸運業
業種詳細：	全国の市町村から郵送物を預かり配達する郵便事業会社
従業員数：	10,000名以上
拠点数：	10,000拠点以上
ご相談内容：	基幹システムの入れ替えに伴う全国の拠点にあるPC類の処分

・入れ替えに伴い、旧PCを処分したかった
・拠点が多く調整が困難だった
・拠点直送させて保管する場所もなかった

・PC専門の全国回収物流網を構築
・事務代行のコールセンターを設置
・テクニカルセンターで安全に素早く処理

✓全国拠点PC回収/買取
✓事務代行
✓データ消去

✓リサイクル（プリンター）

事例をPDFでダウンロードすることができます

1.ご状況と支援内容

お客様のご状況

1年後に基幹システムの入れ替える事となり、全国の拠点にあるPCを新しい基幹システムに対応させるため、古いPCを処分することとなりました。

倉庫を確保して古いPCを全国各地からPCを直送し、処分まで保管することを検討しましたが、倉庫の確保と管理コストが合わず新たな処分方法を模索していました。

それ以外にも直送時の紛失や情報漏洩のセキュリティに対するリスクや、拠点毎に送られてきたPCと資産管理リストとの照らし合わせ、そこからのデータ消去、全拠点との回収の事務的な連絡・調整を徹底するにも、拠点数が2万と多すぎて管理が煩雑にならないか？など課題が山積していたようです。

解決のご提案

全国計2万拠点に訪問し1年間で回収・処理するには、1日に約55拠点に回収漏れもなく、適切かつ安全に訪問回収する必要がありました。

適切に回収訪問するには、全国各地の拠点への回収調整を担当するコールセンターと、物流を調整・管理するスペシャルチームを設置することで各拠点との回収調整は可能でした。

安全に全てを期間内に回収するには、荷台監視カメラやGPS管理、セキュリティカーゴでPCを積荷し、セキュリティ対策を施した自社便と回収スタッフで訪問する他、全国のエリア毎にPCのセキュリティ回収に対応している物流会社と全国回収物流網を構築することをご提案。

大量のPCを管理保管・データ消去を適切に期間内に行うには、最大規模のテクニカルセンターで実施する必要があり、エリア毎に回収したPCを東西を繋ぐ物流で本部TCに集約。

リスト照合と検収、データ消去。月毎にリスト照合結果とデータ消去証明書を事務代行チームが本社側に提出することをご提案。

2.【解決作業】事務代行サービス

各拠点との調整を行うコールセンターと物流を調整・管理するオペレーション

事務代行サービスにより適切に全国対応

全ての拠点へ回収時の引渡し方法や日時の調整、拠点からのご相談を受けるコールセンターを設置し日々対応。

期間内に適切に回収訪問するために、物流を調整・管理を行う物流オペレーションチームを設置。事務代行を行うコールセンターと物流オペレーションが連携し、拠点への回収スケジュールを調整。拠点訪問する物流は、拠点から指定された駐車スペースや回収した搬出経路を予め共有しているため、回収漏れもなく問題が生じることを未然に防止。

この回収体制により1年間かけて2万拠点からノートPC約83,000台、プリンター約40,000台を回収。

その他、回収時と回収後の数量確認書・検品報告資料など、お客様の要望に沿った各種資料提出の他、データ消去作業完了報告書を全数・全拠点分を月毎に提出。

事務代行サービスとは・・・

手間のかかるリスト作成やリスト照合、回収拠点への連絡や報告書等の事務手続きを企業担当者様に代わって行います。